Il processo di archiviazione elettronica presenta il vantaggio di rendere la fattura non deteriorabile e quindi sempre consultabile nel tempo. Questo metodo vale obbligatoriamente per le nuove fatture da gennaio 2019, ma può essere applicato per comodità anche alle vecchie fatture emesse prima di questa data.

Il sistema di archiviazione delle fatture elettroniche è fondamentale per creare, gestire e conservare nel formato digitale quelle che prima erano le fatture cartacee. Ti permette di sintetizzare le informazioni che si trovano nel blocco di tutte le fatture che sono state emesse oppure che hai ricevuto, in un determinato periodo di tempo. Rappresenta una sorte di chiusura nella quale potrai avere a disposizione un codice univoco necessario per riconoscere i dati fiscali. Lo scopo ultimo di tale operazione è quello di non modificare i dati delle fatture una volta archiviati nell’arco di un anno.

Come archiviare le fatture elettroniche 

L’operazione di archiviazione delle fatture elettroniche è gestita da un software di gestione documentale che consente di archiviare in un solo punto le fatture elettroniche attive e passive. Queste possono essere organizzate come desideri in base alle tue esigenze in modo che tu le possa trovare facilmente magari registrandole in un formato leggibile e semplice da consultare.

L’archiviazione può essere effettuata per ciascuna annualità al termine del periodo di fatturazione. Va fatta entro il terzo mese che segue il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Le fatture elettroniche vengono generate in XML, ma è consentita per legge la conservazione in formati più facilmente consultabili come i PDF. Toccherà a te organizzare il modo in cui andrai a conservare le tue fatture. Sicuramente ti sarà utile avere sul tuo pc (e quindi non solo sul portale obbligatorio che comunica la fattura allo SDI) le fatture elettroniche che hai emesso e che ti sono state inviate. La conservazione personale è fondamentale ai fini della privacy.

Conservare le fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate

Anche l’Agenzia delle Entrate ha previsto un servizio di archiviazione delle fatture elettroniche. Per utilizzare questo servizio basta sottoscrivere un accordo di 3 anni che consente la conservazione delle fatture elettroniche per 15 anni a partire da momento della prima conservazione.