Dal primo gennaio 2019 è entrato in vigore, anche per i liberi professionisti, l’obbligo di emettere fattura elettronica, che fino al 2018 era obbligatoria soltanto per i dipendenti della Pubblica Amministrazione.
La fattura elettronica è un file “extendible markup language”, denominato più semplicemente XML, che assicura la non modificabilità da parte del destinatario e contemporaneamente ne garantisce l’integrità.
La sua trasmissione viene vagliata dal Sistema di Interscambio che ne controlla tutti i requisiti prima di consegnarla al ricevente.
Tale tipo di fatturazione è caratterizzato da una conservazione di genere telematico e non cartaceo.
Come fare una fattura elettronica
Prima di emettere una fattura elettronica, il libero professionista deve essere in possesso di alcuni dati indispensabili, che sono:
– partita IVA /codice fiscale;
– indirizzo;
– ragione sociale;
– PEC, ovvero indirizzo di posta elettronica certificata del cliente,
oppure
– codice di accreditamento.
Questi due ultimi dati rappresentano i requisiti aggiuntivi che, dal gennaio 2019, è necessario possedere per essere in grado di fatturare.
Quali strumenti servono per emettere una fattura elettronica
Per aiutare i liberi professionisti ad emettere fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate ha messo gratuitamente a loro disposizione alcuni strumenti utili, che consistono in:
– un software installabile su pc;
– una procedura web;
– una app per dispositivi mobili.
Mediante l’impiego di tali mezzi, il libero professionista può acquisire tutte le informazioni relative alla fatturazione elettronica; trattandosi di supporti gratuiti è possibile sperimentarli adeguatamente prima di scegliere quello più idoneo alle proprie esigenze, che variano moltissimo a seconda del tipo di professione svolta.
Come inviare la fattura elettronica
Una volta compilata la fattura elettronica è necessario spedirla al cliente; tale processo non è diretto, ma deve passare attraverso il Sistema di Interscambio.
L’invio del documento può avvenire con differenti modalità, e precisamente:
– procedura dell’Agenzia delle Entrate (web ed app);
– PEC;
– sistema di applicazione cooperativa web-service;
– protocollo FTP (file transfer protocol).
Per poter usufruire degli ultimi due metodi è necessario essere accreditati a SDL (Simple DirectMedia Layer), che consiste in una libreria multipiattaforma sviluppata per alcune applicazioni multimediali particolarmente performanti; successivamente a tale accredito, viene rilasciato un codice numerico di 7 cifre da impiegare per avviare la procedura.
Dopo essere stata inviata, la fattura elettronica passa al vaglio del Sistema e, se risulta conforme alle regole, può essere consegnata al ricevente.
Qualora tale fattura non fosse corretta, ritorna al mittente come “ricevuta di scarto” su cui è chiaramente indicata la motivazione del rifiuto.
Per conservare le fatture elettroniche è consigliabile servirsi degli strumenti resi disponibili da parte dell’Agenzia delle Entrate, che assicurano una maggiore affidabilità rispetto all’impiego di servizi privati.
Agire con trasparenza e nel rispetto delle normative è una garanzia indispensabile sia per chi emette che per chi riceve fatture elettroniche.
Non tutti i liberi professionisti sono obbligati ad emettere fattura elettronica; infatti per coloro che sono in regime forfettario oppure dei minimi non sussiste tale obbligo, ma c’è la possibilità di ricevimento.